GESTIÓN DEL TIEMPO (3ª parte)
La planificación del tiempo nos reportará las ventajas siguientes:
- Ganaremos panorámica. La planificación nos permite tener una visión conjunta y global de nuestras tareas.
- Descargaremos nuestra “memoria”, puesto que liberaremos nuestra mente de tener que recordar continuamente.
- La planificación tiene un efecto de automotivación, puesto que aumenta el compromiso con las tareas para ejecutarlas.
- Como tenemos un guión, ganamos en concentración, ya que de este modo evitamos las distracciones.
- Tendremos un control de resultados, dado que la planificación nos ayudará a no olvidar las tareas que hayamos llevado a cabo.
La planificación nos proporcionará información a posteriori , puesto que sirve de archivo de información sobre el uso de nuestro tiempo.
Cuando las cosas no discurren como hemos pensado o como era de esperar es porque, a menudo, se presentan interrupciones o impedimentos que trastocan nuestros planes. De algunos de estos obstáculos nosotros mismos tenemos la culpa, pero de otros el responsable es el entorno que nos rodea.
Dentro del centro deportivo…¿Qué o quién nos roba el tiempo? ¿Cuáles son los ladrones de tiempos que conocemos?
Las preguntas pueden ayudarnos a examinar nuestra situación personal y laboral y a identificar los factores perturbadores del tiempo.
A la hora de hacer una tarea, hay muchos aspectos que pueden suponer una pérdida de tiempo, tanto por el tiempo que se invierte en atenderlos, como por el tiempo que se emplea a recuperar la atención hacia la actividad.
Se trata de una serie de factores que dificultan la distribución del tiempo y que se denominan ladrones del tiempo.
Los principales ladrones del tiempo son:
- Carencia de planificación y definición de objetivos.
- No utilizar herramientas de gestión del tiempo.
- Responder emails de forma ilimitada.
- Visitas inesperadas e interrupciones telefónicas.
- No prever suficiente tiempo para las tareas.
- No prever un tiempo para imprevistos.
- Cansancio, estrés, malestar físico o psicológico.
- Aplazar las tareas sin volver a planificar el tiempo.
- No establecer prioridades.
- Tener dificultades para decir “no”.
- Perfeccionismo excesivo.
- Problemas para delegar.
- Desorden en el área de trabajo.
- Excesivo número de reuniones
- Reacciones inadecuadas ante situaciones críticas.
Las causas que originan los ladrones del tiempo son determinadas fundamentalmente:
- Por el comportamiento propio de la persona.
- Por factores externos
- Por la organización del trabajo
Para conseguir optimizar el tiempo, es necesario asegurarse que estamos centrados en aquello que da valor añadido y que no hay nada que nos distraiga. Estos serán los dos puntos que veremos en este apartado: la matriz de prioridades y la reducción de interrupciones.
1. Matriz de prioridades
La priorización de las tareas es otra herramienta sencilla y potente para proteger nuestro tiempo de los ladrones. Hacer aquello que uno se ha propuesto, quiere decir que está en línea con la propia voluntad, los propios objetivos y la propia planificación.
A partir del registro de actividades elaborado, distinguiremos entre importancia alta e importancia baja; y entre tareas de urgencia alta y de urgencia baja. Si nos proponemos hacer la matriz por nuestras tareas del mes, la urgencia es aquel tiempo que decidimos, quizás esta semana o en los próximos dos días. La importancia la tenemos que definir según si esta tarea nos permite avanzar en la consecución de los objetivos de nuestro puesto de trabajo o bien es una función principal y clave de nuestro trabajo.
2. Gestión de interrupciones y de imprevistos
Aunque no lo parezca podemos gestionar las interrupciones y los imprevistos.
Las interrupciones son ladronas del tiempo en el momento en que las priorizamos y las atendemos, pero… ¿Son urgentes e importantes?
Si un puesto de trabajo tiene como objetivo principal la atención al socio, en ningún caso un socio puede ser una interrupción. Si la interrupción es por parte de un compañero o de un responsable, tenemos que detectar si la interrupción será breve, si es mejor darle respuesta en unos minutos o bien planificar una reunión durante el mismo día.
Los imprevistos son imprevistos y sólo podemos minimizar su impacto en nuestra planificación o priorización. Por este motivo, tenemos que prever espacios libres entre tareas, reuniones, etc. Otra manera de planificar imprevistos es la de identificar las tareas o las actividades críticas que hacemos y tener un plan B preparado.
Feliz semana !!