GESTIÓN DEL TIEMPO (2ª parte)
A continuación veremos un conjunto de principios que son indispensables para poder gestionar el tiempo de forma eficaz:
1.Planificar por adelantado: planificar es la piedra angular sobre la cual se basa la gestión del tiempo. No consiste sólo en crear una buena planificación o programa, sino que hay que ser capaz de llevarla a cabo. Esto supone ser preciso sobre la realidad diaria del trabajo y del resto de las responsabilidades, tener en cuenta las interrupciones, conflictos y retrasos habituales.
2. Programar también las actividades de ocio: hay que intentar programar periodos de tiempos dedicados a la familia, amigos, tiempo libre propio, proyectos personales o especiales, en vez de dedicarlos a “el tiempo que sobre”.
3. Prometer menos y cumplir más: establecer fechas de entrega que sean viables. Supone una buena idea sobrestimar el tiempo que tenemos que dedicar a un trabajo, para asegurarnos el plazo de entrega, y finalmente poder acabar antes del previsto.
4. Dividir los trabajos grandes en tareas asequibles: es muy fácil aceptar trabajos de grandes proporciones. Dividiendo un trabajo enorme en pasos asequibles, estableciendo y planificando el tiempo por pasos y reduciendo gradualmente el tiempo total del proyecto. Con menos presión se puede conseguir de mejor forma.
5. Seguimiento de los progresos: cada proyecto requiere de su propia organización, agenda y calendario para identificar los pasos principales o hitos en el camino hacia su consecución. Si establecemos fechas y objetivos realistas, los progresos tendrían que responder al plan.
6. Delegar lo que podamos: como ya sabemos, se delega la autoridad, no la responsabilidad. Cuando se trata de delegar, parece que hay dos tipos de personas: aquellas que pueden y las que no pueden. En el caso de que sí, tenemos que intentar empezar con la rutina, trabajos que requieren mucho tiempos y que alguien más puede llevar a cabo. Es bueno aceptar que enseñar a otra persona puede traer tiempo, pero después de un aprendizaje, hay un beneficio.
7. Saber decir NO: en el centro tenemos personas que tienen muy claro su horario (y ponen límites) y otros que se pasan infinidades de horas trabajando e incluso se llevan el trabajo a casa. Tanto ellos cómo nosotros mismos, tenemos que saber decir NO, intentando conseguir un equilibrio entre trabajo y ocio necesario por nuestra salud.
8. Hacer y seguir una lista de prioridades: no hace falta ser un experto para elaborarla. Algunas personas traen varias listas a la vez: una de mayor prioridad para las cosas urgentes y muy importantes y otra de baja prioridad para tareas secundarias. También podemos hacer una lista de nuestro día a día.
9. Agrupar tareas según la capacidad que requieran: para sacar mayor partido a tu tiempo, es conveniente realizar los trabajos más difíciles, aquellos que requieren mayor concentración y mayor eficiencia, en aquellos momentos del día donde nuestra energía y productividad es mayor. De la misma forma, se tienen que programar dentro de nuestra rutina, tareas de bajo nivel para las horas del día en las cuales es más difícil concentrarse.
10. Innovar: es siempre tentador seguir haciendo las cosas de la forma y el método cómo las hemos hecho siempre, porque estamos familiarizados. Encontrar, adaptar y aplicar nuevas técnicas más eficientes en nuestras responsabilidades, no sólo nos ahorrará tiempos, sino que rebajará nuestra carga de trabajo.
Feliz semana !!