Gestión del Tiempo 3º Parte

GESTIÓN DEL TIEMPO (3ª parte)

La planificación del tiempo nos reportará las ventajas siguientes:

  • Ganaremos panorámica. La planificación nos permite tener una visión conjunta y global de nuestras tareas.
  • Descargaremos nuestra “memoria”, puesto que liberaremos  nuestra mente de tener que recordar continuamente.
  • La planificación tiene  un  efecto  de automotivación,  puesto que aumenta el compromiso con las tareas para ejecutarlas.
  • Como tenemos un guión, ganamos en concentración, ya que de este modo evitamos las distracciones.
  • Tendremos un control de resultados, dado que la planificación nos ayudará a no olvidar las tareas que hayamos llevado a cabo.

La planificación nos  proporcionará  información  a posteriori ,  puesto que sirve de archivo de información sobre el uso de nuestro tiempo.

Cuando las cosas no discurren como hemos pensado o como era de esperar es porque, a menudo, se presentan interrupciones o impedimentos que trastocan nuestros planes. De algunos de estos obstáculos nosotros mismos tenemos la culpa, pero de otros el responsable es el entorno que nos rodea.

Dentro del centro deportivo…¿Qué o quién nos roba el tiempo? ¿Cuáles son los ladrones de tiempos que conocemos?

Las preguntas pueden ayudarnos a examinar nuestra situación personal y laboral y a identificar los factores perturbadores del tiempo.

A la hora de hacer una tarea, hay muchos aspectos que pueden suponer una pérdida de tiempo, tanto por el tiempo que se invierte en atenderlos, como por el tiempo que se emplea a recuperar la atención hacia la actividad.

Se trata de una serie de factores que dificultan la distribución del tiempo y que se denominan ladrones del tiempo.

Los principales ladrones del tiempo son:

  • Carencia de planificación y definición de objetivos.
  • No utilizar herramientas de gestión del tiempo.
  • Responder emails de forma ilimitada.
  • Visitas inesperadas e interrupciones telefónicas.
  • No prever suficiente tiempo para las tareas.
  • No prever un tiempo para imprevistos.
  • Cansancio, estrés, malestar físico o psicológico.
  • Aplazar las tareas sin volver a planificar el tiempo.
  • No establecer prioridades.
  • Tener dificultades para decir “no”.
  • Perfeccionismo excesivo.
  • Problemas para delegar.
  • Desorden en el área de trabajo.
  • Excesivo número de reuniones
  • Reacciones inadecuadas ante situaciones críticas.

Las causas que originan los ladrones del tiempo son determinadas fundamentalmente:

  • Por el comportamiento propio de la persona.
  • Por factores externos
  • Por la organización del trabajo

Para conseguir optimizar el tiempo, es necesario asegurarse que estamos centrados en aquello que da valor añadido y que no hay nada que nos distraiga. Estos serán los dos puntos que veremos en este apartado: la matriz de prioridades y la reducción de interrupciones.

1. Matriz de prioridades

La priorización de las tareas es otra herramienta sencilla y potente para proteger nuestro tiempo de los ladrones. Hacer aquello que uno se ha propuesto, quiere decir que está en línea con la propia voluntad, los propios objetivos y la propia planificación.

A partir del registro de actividades elaborado, distinguiremos entre importancia alta e importancia baja; y entre tareas de urgencia alta y de urgencia baja. Si nos proponemos hacer la matriz por nuestras tareas del mes, la urgencia es aquel tiempo que decidimos, quizás esta semana o en los próximos dos días. La importancia la tenemos que definir según si esta tarea nos permite avanzar en la consecución de los objetivos de nuestro puesto de trabajo o bien es una función principal y clave de nuestro trabajo.

2. Gestión de interrupciones y de imprevistos

Aunque no lo parezca podemos gestionar las interrupciones y los imprevistos.

Las interrupciones son ladronas del tiempo en el momento en que las priorizamos y las atendemos, pero… ¿Son urgentes e importantes?

Si un puesto de trabajo tiene como objetivo principal la atención al socio, en ningún caso un socio puede ser una interrupción. Si la interrupción es por parte de un compañero o de un responsable, tenemos que detectar si la interrupción será breve, si es mejor darle respuesta en unos minutos o bien planificar una reunión durante el mismo día.

Los imprevistos son imprevistos y sólo podemos minimizar su impacto en nuestra planificación o priorización. Por este motivo, tenemos que prever espacios libres entre tareas, reuniones, etc. Otra manera de planificar imprevistos es la de identificar las tareas o las actividades críticas que hacemos y tener un plan B preparado.

Feliz semana !!

Gestión del Tiempo 2º Parte

GESTIÓN DEL TIEMPO (2ª parte)

A continuación veremos un conjunto de principios que son indispensables para poder gestionar el tiempo de forma eficaz:

1.Planificar por adelantado: planificar es la piedra angular sobre la cual se basa la gestión del tiempo. No consiste sólo en crear una buena planificación o programa, sino que hay que ser capaz de llevarla a cabo. Esto supone ser preciso sobre la realidad diaria del trabajo y del resto de las responsabilidades, tener en cuenta las interrupciones, conflictos y retrasos habituales.

2. Programar también las actividades de ocio: hay que intentar programar periodos de tiempos dedicados a la familia, amigos, tiempo libre propio, proyectos personales o especiales, en vez de dedicarlos a “el tiempo que sobre”.

3. Prometer menos y cumplir más: establecer fechas de entrega que sean viables. Supone una buena idea sobrestimar el tiempo que tenemos que dedicar a un trabajo, para asegurarnos el plazo de entrega, y finalmente poder acabar antes del previsto.

4. Dividir los trabajos grandes en tareas asequibles: es muy fácil aceptar trabajos de grandes proporciones. Dividiendo un trabajo enorme en pasos asequibles, estableciendo y planificando el tiempo por pasos y reduciendo gradualmente el tiempo total del proyecto. Con menos presión se puede conseguir de mejor forma.

5. Seguimiento de los progresos: cada proyecto requiere de su propia organización, agenda y calendario para identificar los pasos principales o hitos en el camino hacia su consecución. Si establecemos fechas y objetivos realistas, los progresos tendrían que responder al plan.

6. Delegar lo que podamos: como ya sabemos, se delega la autoridad, no la responsabilidad. Cuando se trata de delegar, parece que hay dos tipos de personas: aquellas que pueden y las que no pueden. En el caso de que sí, tenemos que intentar empezar con la rutina, trabajos que requieren mucho tiempos y que alguien más puede llevar a cabo. Es bueno aceptar que enseñar a otra persona puede traer tiempo, pero después de un aprendizaje, hay un beneficio.

7. Saber decir NO: en el centro tenemos personas que tienen muy claro su horario (y ponen límites) y otros que se pasan infinidades de horas trabajando e incluso se llevan el trabajo a casa. Tanto ellos cómo nosotros mismos, tenemos que saber decir NO, intentando conseguir un equilibrio entre trabajo y ocio necesario por nuestra salud.

8. Hacer y seguir una lista de prioridades: no hace falta ser un experto para elaborarla. Algunas personas traen varias listas a la vez: una de mayor prioridad para las cosas urgentes y muy importantes y otra de baja prioridad para tareas secundarias. También podemos hacer una lista de nuestro día a día.

9. Agrupar tareas según la capacidad que requieran: para sacar mayor partido a tu tiempo, es conveniente realizar los trabajos más difíciles, aquellos que requieren mayor concentración y mayor eficiencia, en aquellos momentos del día donde nuestra energía y productividad es mayor. De la misma forma, se tienen que programar dentro de nuestra rutina, tareas de bajo nivel para las horas del día en las cuales es más difícil concentrarse.

10.  Innovar: es siempre tentador seguir haciendo las cosas de la forma y el método cómo las hemos hecho siempre, porque  estamos familiarizados. Encontrar, adaptar y aplicar nuevas técnicas más eficientes en nuestras responsabilidades, no sólo nos ahorrará tiempos, sino que rebajará nuestra carga de trabajo.

Feliz semana !!

Gestión del Tiempo 1º Parte

GESTIÓN DEL TIEMPO 1ºPARTE

Si hay algo que tenemos que apreciar en nuestro trabajo es el tiempo. Lo tenemos que apreciar por su importancia y porque la gestión incorrecta de éste puede influir negativamente en la toma de decisiones, en el trabajo realizado, en el hecho de abordar nuevos asuntos/proyectos y en definitiva, en el funcionamiento global del centro.

Es más valioso que el dinero. El capital que representa nuestro tiempo se tiene que invertir con cuidado.

El tiempo es un capital valioso:

  • Porque es muy escaso.
  • Porque no se puede comprar.
  • Porque no se puede ni escatimar ni almacenar.
  • Porque no se puede multiplicar.
  • Porque pasa lentamente, pero inexorablemente.
  • Porque es vida.

La gestión del tiempo se entiende como el reparto adecuado del tiempo de trabajo de una persona en las diferentes tareas que tiene que realizar. La gestión del tiempo permite administrar el tiempo de trabajo de forma que se obtenga la mayor productividad posible.

Antes de todo, querríamos destacar que la incorrecta gestión del tiempo se debe, entre otros factores, a:

  • La inexistencia de objetivos previamente definidos.
  • No distinguir entre qué es importante y qué es urgente.
  • La incorrecta gestión de la agenda de trabajo.
  • Negación de la propia evidencia. No aceptar que nosotros no podemos hacerlo todo.
  • La insuficiente delegación de tareas.
  • Exceso de información para analizar.

Evidentemente, para organizar nuestro tiempo se hace imprescindible:

  1. Determinar qué acciones o tareas son las más importantes. Por importantes, entendemos aquellas tareas que inciden de alguna forma a las áreas estratégicas del centro, en los objetivos, en los costes o en los ingresos.
  2. Dar un orden de prioridad a cada una de las actividades diarias. A veces tenemos que asignar un tiempo máximo para cada actividad, con el fin de que no estemos demasiado tiempo ocupados en una tarea que no es demasiado importante, restando tiempo a otras que sí que lo son.
  3. Aprender a decir NO a tareas que no son importantes o que puedan realizar otras personas.
  4. Eliminar la posibilidad que nos puedan importunar con visitas no previstas, conversaciones extensas con los socios/usuarios o reuniones mal planificadas con hora de inicio, pero sin hora de cierre.
  5. Destinar unos minutos al día en la planificación de nuestra propia agenda. De esta forma, podremos tener siempre preparado un programa de trabajo antes de iniciar la jornada de trabajo, ser nosotros mismos los gestores de nuestro tiempo y no dejar que sean otros los que lo hagan.

 

Feliz semana !!

 

Planificación Estratégica 3º Parte

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 3º PARTE: Seguimiento 

El seguimiento de la planificación estratégica es uno de los elementos clave en una organización. Precisamente, dos de las características básicas de la planificación estratégica son:

  1. Su flexibilidad.
  1. Su capacidad y necesidad de adaptación permanente.

En efecto, la planificación estratégica es un proceso continuo y por lo tanto,  una vez en marcha hay que conocer el grado de cumplimiento de los objetivos. En este sentido,  tenemos que:

-Implantar un sistema de control, es decir,  un programa por el cual disponemos de la información necesaria sobre el grado de cumplimiento de los objetivos.

Analizar y comparar esta información con los marcos de referencia establecidos por adelantado. Esta es la esencia de la evaluación. Para controlar, medir y evaluar la implantación y el desarrollo de la planificación estratégica es necesario dotarnos de herramientas  lo más objetivas posibles.

La formulación de los objetivos y los planes de acción reflejan nuestros deseos. Para hacer posible la evaluación, hay que cuantificar este conjunto de deseos para poder saber que el objetivo ha sido plenamente conseguido, si se ha hecho de forma parcial o, si por el contrario, estamos equivocados en la dirección que hemos tomado.

En el caso del seguimiento de un Plan de Acción de un centro deportivo, normalmente se usa la comparación con el presupuesto mensualizado…y es aquí donde creo entramos en el error de sólo centrarnos en aspectos cuantitativos. La planificación estratégica permite el seguimiento de las tareas cualitativas y también las cuantitativas a través del seguimiento de los PADs y PACs.

En el aspecto más cuantitativo, utilizaremos indicadores o ratios que podamos ir  comparando y que nos sirvan para alertar de posibles desviaciones.

La selección de indicadores no es fácil y dependerá del qué queramos medir.

Los indicadores suelen establecerse sobre:

  • Los objetivos estratégicos
  • Los objetivos generales
  • Los planes de acción y proyectos

Desde un punto de vista eminentemente práctico, podemos clasificar los indicadores en:

  • Cuantitativos: Se expresan en forma numérica mediante cantidades o porcentajes.
  • Cualitativos: Se establecen sobre calidades, situaciones a conseguir o mantener.

Indicadores cuantitativos

Número de clientes

Precio medio

Rotación

Número de productos

Facturación mensual

Gastos de personal/Ingresos

Gastos de personal/Gastos totales

Los indicadores se tienen que adaptar a las características de cada empresa y a cada situación particular. Sin embargo, las perspectivas más significativas son, en general, las siguientes:

  • Perspectiva económica.
  • Perspectiva del cliente.
  • Perspectiva interna.
  • Perspectiva de servicio.

Con esas perspectivas de seguimiento tendríamos controlado el plan estratégico ya que hay un control interno desde el punto de vista económico y de RRHH y un control externo desde el punto de vista del cliente y del servicio.

Ya dijimos en algún otro post lo importante de reconocer que en la gestión de un centro deportivo, estamos en una empresa de servicios y es justo y necesario atender esa importancia desde el seguimiento de estas dos perspectivas cuando trazamos la planificación estratégica del centro.

Feliz semana !!

Planificación Estratégica 2º Parte

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 2º PARTE

Los Objetivos Generales son aquellos a través de los cuales se desarrollan los objetivos estratégicos. Son los caminos que permiten conseguir los objetivos estratégicos.

Tienen las mismas características que los anteriores, si bien estos suelen ser mucho más numerosos puesto que incluyen los objetivos de cada departamento y unidades de negocio alineados con los estratégicos.

La formulación o definición de objetivos generales y la posterior selección de los mismos es, sin duda,  el proceso más complejo e importante de la planificación estratégica puesto que no todas las alternativas traen al mismo resultado.

Es en este punto donde se produce el verdadero punto crítico de la planificación de un gerente puesto que tendrá que acertar los caminos que traigan a conseguir las estrategias para conseguir la visión.

Seleccionar qué objetivos generales necesitamos e intentar desarrollarlos es más complicado puesto que depende en gran parte de la intuición, de la creatividad y de la experiencia, teniendo en cuenta que tenemos que saber calcular los posibles resultados, asumir sus riesgos y disponer de los recursos y posibilidades reales para llevar a cabo esta alternativa.

Ejemplo:

Supongamos una cadena de centros deportivos en la que el objetivo estratégico de la empresa consiste al llegar a una rentabilidad mínima de un tanto por ciento en cada centro .

Los objetivos generales asociados a este objetivo estratégico podrían ser:

  • Aumentar los ingresos por centro.
  • Aumentar los ingresos atípicos.
  • Aumentar el espectro de productos y servicios.
  • Incrementar los precios progresivamente por encima del IPC.
  • Reducir o ajustar los gastos de funcionamiento del local
  • Tener una retribución variable del personal.

Estos objetivos tendrán que acompañarse de los planes de acción, un conjunto de indicadores que permitan aportar elementos cuantificables y, finalmente, asignar un responsable para cada uno de ellos.

Cada uno de los objetivos generales tendrá asignado un plan de acción o proyecto. Este plan de acción constituye el nexo de unión entre el plan estratégico de la empresa y el funcionamiento diario. El plan de acción se convierte también en el punto en el cual confluyen la estrategia y el dinero puesto que a cada plan de acción o proyecto se le dotará con un presupuesto económico. Los planes de acción tienen una duración determinada y, habitualmente, se circunscriben a un periodo de un año.

El conjunto de los planes de acción de la empresa que cuenta con diferentes unidades de negocio y departamentos estructurales reciben la denominación, respectivamente, de   PAC (Plan de Acción de los Centros de negocio) o PAD (Plan de Acción del Departamento).

Todo el trabajo a desarrollar en una entidad puede clasificarse o formularse en los planes de acción que recogen todas las diversas actividades que realizamos desde la misma. El tiempo inicial a planificarse por estos planes de acción es garantía de una eficacia y correcta ejecución de las actividades referidas. Es decir, planificando las acciones en muchos casos “ganamos tiempo” de las tareas realizadas y además los resultados son más coherentes y la rentabilidad mejora.

Es imprescindible que cualquier empresa realice un plan estratégico en el cual esté relatada la misión, la visión y los valores. A partir de ellos y de un análisis externo e interno, describiremos un diagnóstico de la entidad. Para fijar los objetivos, tanto estratégicos como generales, describiremos el futuro de nuestra entidad para lo cual,  describiremos unas acciones (PAC’s y PAD’s) y unos proyectos para conseguirlos.

En todo esto, será fundamental asociar un presupuesto a cada uno de estos planes para poder hacer un seguimiento económico de la estrategia de la empresa y así,  evaluar la correcta aplicación de una estrategia formulada anteriormente.

Feliz semana!!